Objectifs de la collecte d’informations
Notre politique de protection des informations personnelles énonce les normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos informations personnelles. Elle explique également les mesures que nous prenons pour protéger vos informations personnelles et votre droit d’accès à ces données.
Informations personnelles
Une information personnelle est définie comme toute donnée ou combinaison de données relatives à une personne physique permettant de l’identifier. Toutefois, les informations telles que le nom d’une personne ainsi que ses coordonnées professionnelles, notamment son titre, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique professionnelles, ne sont pas considérées comme des informations personnelles. Il est impératif de protéger les informations personnelles, quel que soit leur support et leur format, qu’il s’agisse d’informations écrites, graphiques, audio, visuelles, informatiques ou autres.
Consentement
Lorsque nous collectons des informations vous concernant, nous sollicitons en premier lieu votre consentement écrit pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos informations dans le but indiqué. Nous vous demanderons votre consentement à chaque nouvelle utilisation, divulgation ou collecte d’informations personnelles, ou en cas de modification des finalités initiales de leur collecte. Notre entreprise s’engage à n’utiliser les informations fournies que dans le cadre des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et à les conserver pendant la période nécessaire à la réalisation du service demandé. Toutefois, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer ces informations sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi. Dans certaines circonstances spécifiques, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans vous en informer ou sans obtenir votre consentement. Cela peut se produire pour des raisons légales, médicales ou liées à la sécurité, lorsque l’obtention de votre consentement est impossible ou peu probable, ou lorsque les informations sont nécessaires pour mener une enquête sur une éventuelle violation de contrat, prévenir ou détecter la fraude, ou encore appliquer la loi.
Limites de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles
Les informations sont généralement collectées dans le but de confirmer l’identité d’une personne, de créer un dossier d’employé, ou de se conformer aux exigences légales (par exemple, pour des besoins fiscaux). Nous restreignons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles aux seules finalités que nous vous avons indiquées. L’accès à vos informations personnelles n’est autorisé que pour les personnes spécifiquement autorisées, et cela uniquement dans le cadre de leurs tâches attribuées.
Conservation des informations
Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Nous sommes tenus de détruire ces informations conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous procédons à la destruction de vos informations personnelles, nous prenons les mesures appropriées pour garantir leur confidentialité et nous nous assurons qu’aucune personne non autorisée n’y ait accès pendant le processus de destruction.
Exactitude
Les informations personnelles doivent être aussi précises, complètes et à jour que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles sont destinées. Les informations personnelles utilisées de manière continuent, y compris celles communiquées à des tiers, doivent généralement être exactes et à jour, sauf si des limitations liées à leur précision ont été clairement établies. Nous n’actualisons pas systématiquement les informations personnelles à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs de leur collecte. Le degré d’exactitude, de mise à jour et de complétude des informations personnelles dépendra des données que vous fournissez lors du consentement à la collecte.
Responsabilité
Nous assumons la responsabilité des informations personnelles que nous détenons ou que nous confions à des tiers pour traitement, en veillant à ce qu’ils respectent des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Notre responsable de la protection des informations personnelles supervise la politique de protection des informations personnelles, les processus associés, ainsi que les procédures visant à protéger ces informations. Notre personnel est informé et formé conformément à nos politiques et pratiques en matière de protection des informations personnelles.
Mesures de sécurité
Nous avons mis en place et continuons de développer des mesures de sécurité rigoureuses pour garantir la stricte confidentialité de vos informations personnelles et les protéger contre la perte, le vol, tout accès non autorisé, toute communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction de l’accès aux personnes autorisées, la sauvegarde et l’archivage des données à l’aide de systèmes externes, ainsi que des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement régulier de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).
Accès aux informations personnelles
Uniquement le personnel autorisé est habilité à accéder à vos informations personnelles. Notre entreprise garantit que ces individus possèdent les qualifications nécessaires pour accéder à ces données et que cet accès est essentiel dans l’exercice de leurs fonctions.
Demande d’accès aux informations et modifications
Vous avez le droit de savoir si nous conservons des informations personnelles vous concernant et de consulter ces données personnelles. Vous avez également le droit de poser des questions concernant la manière dont ces informations ont été collectées et utilisées, ainsi que sur les personnes à qui elles ont été divulguées. Nous vous fournirons ces informations dans un délai raisonnable à partir de la date de réception de votre demande écrite. Des frais raisonnables pourraient être appliqués pour le traitement de votre demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pourrions refuser de vous fournir les informations demandées. Les exceptions à votre droit d’accès incluent, entre autres, le fait que les informations demandées concernent d’autres individus, qu’elles ne peuvent pas être divulguées pour des raisons légales, de sécurité, ou de droits d’auteur, qu’elles ont été obtenues dans le cadre d’une enquête sur une fraude, qu’elles ne peuvent être obtenues qu’à un coût prohibitif, ou qu’elles sont sujettes à un litige ou à un privilège. Si nous détenons des informations médicales vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et que nous demandions qu’elles soient transmises à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour les recevoir. Vous avez également le droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations personnelles, et si nécessaire, d’en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Vous pouvez envoyer toute demande d’accès à des informations personnelles ou de modification des informations personnelles à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des informations personnelles
Nom du responsable : Karine Poitras
Adresse électronique : info@chirocandiac.com
Téléphone : 450-331-1881
Plaintes et questions
Vous pouvez contacter le responsable de la protection des informations personnelles à l’adresse mentionnée ci-dessus. Toute plainte concernant la protection des informations personnelles doit être adressée au responsable de la protection des informations personnelles à l’adresse indiquée ci-dessus. Nous enquêterons sur toutes les plaintes et, si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos pratiques si nécessaire.
Formation et sensibilisation
Nous promouvons les meilleures pratiques et le respect des droits en matière de transparence et de protection des informations personnelles de diverses manières :
Nous informons tout notre personnel grâce à un formulaire de consentement.
Nous affichons le nom et les coordonnées de la personne responsable des informations personnelles.
Nous utilisons divers moyens de sensibilisation, notamment des séances d’information sur la protection des informations personnelles, des rappels lors des réunions d’équipe, une formation pour notre personnel, un plan d’action pour la protection des informations personnelles, un journal de bord, etc.
Application
Si vous avez des raisons de croire que notre entreprise n’a pas respecté ces principes, veuillez-nous en informer en contactant notre responsable de la protection des informations personnelles. Nous prendrons alors les mesures nécessaires pour identifier et corriger le problème dans des délais raisonnables. Veuillez indiquer « Protection de la vie privée » comme objet de votre notification.
Mise à jour de la politique
Cette politique doit être révisée tous les trois ans. Elle sera également mise à jour en cas de modifications substantielles de la législation ou des exigences réglementaires. Dernière mise à jour : Septembre 2023.
